Van 30 naar 140 collega's: zo ging een Almeers bedrijf te werk

In Almere groeien bedrijven soms sneller dan het personeelsbestand bij kan houden. Dat merk je aan de kantoortuin, maar ook aan praktische zaken als het kerstpakket. Aan de hand van een fictief maar herkenbaar voorbeeld lopen we langs de keuzes die zo’n bedrijf maakt, van standaardpakket naar maatwerk.

Het bedrijf: een logistiek dienstverlener op De Vaart

Stel je een logistiek dienstverlener voor met een vestiging op bedrijventerrein De Vaart. Vijf jaar geleden werkten er dertig mensen, inmiddels zijn het er honderdveertig. Een deel zit op kantoor, een groter deel werkt in het magazijn en ongeveer vijfentwintig mensen rijden of werken vanuit huis.

Tot vorig jaar bestelde de office manager simpelweg hetzelfde standaardpakket voor iedereen. Dat werkte prima bij dertig man. Bij honderdveertig liepen ze tegen drie dingen aan:

• De inhoud sloot niet aan bij een gemengd team: wijn naar chauffeurs die niet drinken, en niemand die iets met het kookboek deed.
• De levering kwam op één adres aan, terwijl een kwart van de mensen zelden op kantoor is.
• Het budget liep op zonder dat duidelijk was of mensen er blij mee waren.

Stap één: eerst kijken naar wie je team eigenlijk is

Het bedrijf begon niet met een catalogus, maar met een korte inventarisatie. Hoeveel mensen werken er fysiek op locatie? Hoeveel thuis? Zijn er collega’s met dieetwensen, en hoe groot is de groep die geen alcohol gebruikt? Wat is de gemiddelde gezinssamenstelling?

Die vragen klinken omslachtig, maar leveren meteen richting op. In dit scenario bleek dat ruim een derde van de medewerkers in een eenpersoonshuishouden woont. Een groot foodpakket voor vier personen is dan geen cadeau maar een logistiek probleem op het aanrecht.

Waarom je dit niet aan de directie overlaat

Een valkuil die veel groeiende bedrijven kennen: de directie kiest het pakket op eigen smaak. Een kaas-en-wijncombinatie die op de managementlaag goed valt, zegt weinig over wat er in het magazijn gewaardeerd wordt. In het voorbeeld schoof de HR-medewerker daarom twee teamleiders aan tafel die dagelijks op de vloer staan.

Stap twee: het verschil tussen standaard en maatwerk

Veel werkgevers denken bij maatwerk aan iets ingewikkelds. In de praktijk gaat het vooral om samenstellen: je kiest zelf welke producten in de doos gaan, eventueel met eigen verpakking of een kaart met het logo erop. Leveranciers van een zakelijk kerstpakket werken daarbij meestal met een drempel, bijvoorbeeld een minimumaantal van honderd identieke pakketten en een minimumbudget per pakket. Een bedrijf van honderdveertig man zit daar net boven; een bedrijf van vijftig niet.

Het Almeerse voorbeeldbedrijf vergeleek drie routes:

1. Standaardpakket uit het assortiment. Snel geregeld, breed aanbod, maar je schikt je naar wat erin zit.
2. Pakket op maat. Je bepaalt de inhoud zelf, vanaf een bepaald aantal stuks. Vraagt vooroverleg en een vroege planning.
3. Eigen keuze via een code. Medewerkers kiezen zelf uit een selectie en laten thuisbezorgen. Lost dieetwensen en thuiswerkers in één keer op, maar het collectieve gevoel van samen uitpakken verdwijnt deels.

Stap drie: de planning, en waarom die eerder begint dan je denkt

Hier ging het in het voorbeeld in eerdere jaren mis. De office manager begon half november, waarna de keuze beperkt was en de levering krap werd. Voor maatwerk geldt bovendien dat showroomafspraken vaak vóór november gemaakt moeten zijn, simpelweg omdat samenstellen en inpakken tijd kost.

Een werkbare volgorde voor een bedrijf van deze omvang:

• September: budget vaststellen en akkoord van de directie.
• Oktober: inventarisatie van aantallen, adressen en wensen; eventueel een showroombezoek om producten in het echt te zien.
• Begin november: definitieve samenstelling en adressenbestand aanleveren.
• December: levering op locatie en naar thuisadressen.

Vooral dat adressenbestand onderschatten mensen. Honderdveertig medewerkers betekent honderdveertig correcte postcodes, huisnummertoevoegingen en bezorgvoorkeuren. In een groeiend bedrijf is dat bestand zelden actueel.

Stap vier: wat ze uiteindelijk kozen

Het bedrijf uit dit scenario koos voor een tweedeling. De honderdvijftien medewerkers op locatie kregen een samengesteld pakket met een vaste basis van houdbare food, een non-fooditem voor thuis en een kaart van de directie. De pakketten kwamen op een vrijdagmiddag naar De Vaart, waar ze tijdens een borrel werden uitgedeeld.

De vijfentwintig thuiswerkers en chauffeurs kregen hetzelfde pakket, maar thuisbezorgd in de week ervoor. Zo hoefde niemand een doos van acht kilo in de cabine of in de trein mee te nemen. Voor medewerkers die geen alcohol gebruiken lag een alternatieve variant klaar, besteld in een kleine extra oplage.

De kosten vielen anders uit dan verwacht

Omdat ze zelf samenstelden, verdween een aantal items dat voorgaande jaren ongebruikt bleef. Dat budget ging naar één wat steviger product. Het bedrag per medewerker bleef vergelijkbaar, de waardering niet. Dat is de kern van maatwerk: niet per se duurder, wel gerichter.

Wat een groeiend bedrijf hieruit kan meenemen

De les uit dit voorbeeld is weinig spectaculair, maar daarom niet minder bruikbaar. Zodra je personeelsbestand verandert van samenstelling, voldoet het pakket van vorig jaar niet meer vanzelf. Kijk eerst naar je mensen, bepaal daarna pas de inhoud, en begin ruim voor november. Voor bedrijven in Almere die in een paar jaar flink zijn gegroeid, is het eind van het jaar een goed moment om die oefening één keer serieus te doen — daarna kost het je elk jaar een stuk minder tijd.